Mikä prosessi kannattaa korvata ensimmäisenä
Lyhyesti: Ensimmäiseksi kannattaa korvata prosessi, joka täyttää neljä ehtoa: se toistuu vähintään viikoittain, tieto kulkee siinä ihmiseltä toiselle, virheen hinnan osaat nimetä ja sillä on talossa yksi omistaja. Ensimmäisen projektin onnistuminen ratkaisee, syntyykö toista. Siksi valinta on itse rakentamista tärkeämpi.
Useimmissa kymmenen ja sadan hengen yrityksissä on samaan aikaan kymmenkunta asiaa, jotka tehdään käsin ja jotka voisi tehdä toisin. Vaikein osa ei ole rakentaminen. Vaikein osa on valita, mikä niistä otetaan ensin.
Valinta ratkaisee enemmän kuin useimmat arvaavat, koska se ratkaisee, tuleeko toista. Onnistunut ensimmäinen projekti tekee seuraavasta helpon päätöksen. Epäonnistunut ei tee siitä vaikeaa vaan mahdotonta: kukaan ei halua viedä sitä samaan johtoryhmään uudestaan.
Tässä ne merkit, joita itse katsomme.
Neljä merkkiä, että prosessi on valmis korvattavaksi
1. Se toistuu, ja tiedät, kuinka usein
Viikoittain on hyvä, päivittäin on parempi. Toistuvuus on tärkein yksittäinen merkki, koska se on ainoa, jolle kertyy korkoa. Kerran vuodessa tehtävää työtä ei kannata korvata, vaikka se olisi kuinka ikävää.
Tässä on hyvä huomata yksi asia: toistuvuus ei tarkoita, että työ olisi tylsää. Se tarkoittaa, että työ on kuvattavissa. Kuvattavissa oleva työ on rajattavissa, ja rajattavissa oleva työ on hinnoiteltavissa.
2. Useampi kuin yksi ihminen koskee siihen
Kun tieto kulkee ihmiseltä toiselle, se kulkee jotain reittiä: sähköpostilla, taulukossa, paperilla, huutamalla toiseen huoneeseen. Jokainen näistä reiteistä on paikka, jossa jokin katoaa tai muuttuu.
Yhden ihmisen oma työtapa on harvoin ongelma, vaikka se olisi kuinka käsityövaltaista. Ongelma syntyy siinä kohdassa, jossa toinen ihminen joutuu luottamaan siihen.
3. Virheellä on hinta, jonka osaat nimetä
Väärä rivi tilauksessa, unohtunut määräaikaistarkastus, laskuttamatta jäänyt tunti, myöhässä lähtenyt toimitus. Sinun ei tarvitse laskea sitä euron tarkkuudella. Riittää, että osaat sanoa, mitä tapahtuu ja kuka soittaa.
Jos virheellä ei ole hintaa, prosessi on todennäköisesti harmiton, ja harmittomat prosessit kannattaa jättää rauhaan.
4. Joku talossa omistaa sen
Tämä on se ehto, jonka puuttuminen kaataa projekteja useimmin. Jonkun pitää pystyä sanomaan: näin tämä tehdään, ja tämän voi lopettaa. Ei komitea vaan ihminen.
Omistaja ei ole sama asia kuin tilaaja. Tilaaja allekirjoittaa, omistaja vastaa kysymyksiin. Jos nämä ovat eri ihmisiä, varmista ennen aloitusta, että omistajalla on ne tunnit kalenterissaan.
Kolme merkkiä, että kannattaa odottaa
- Prosessi on parhaillaan muuttumassa. Jos toimintatapa on menossa uusiksi ensi kvartaalissa, rakennat järjestelmän, joka vastaa eiliseen. Odota, kunnes uusi tapa on ollut käytössä pari kuukautta.
- Kukaan ei osaa kertoa, miten se tehdään tänään. Emme suunnittele uutta prosessia, vaan korvaamme nykyisen. Jos nykyistä ei osata kuvata, kuvaus on ensimmäinen työ. Se kannattaa tehdä, ennen kuin kukaan rakentaa mitään.
- Prosessi on yhden ihmisen asema talossa. Tämä ei ole tekninen este vaan inhimillinen. Jos se ihminen kokee, että järjestelmä vie häneltä jotain, projekti kulkee vastavirtaan koko matkan. Se kannattaa puhua auki, ennen kuin aloitetaan, ei kesken.
Älä ota isointa ensin
Yleisin virhe on valita se prosessi, joka ärsyttää eniten. Se on tavallisesti myös monimutkaisin, koskettaa useampaa osastoa ja on kietoutunut kolmeen muuhun järjestelmään.
Parempi ensimmäinen valinta on kapea ja näkyvä. Kapea siksi, että se voidaan rajata tiukasti ja tehdä valmiiksi. Näkyvä siksi, että kun se toimii, sen huomaa muukin talo kuin se, joka sitä käyttää. Toinen projekti myydään talon sisällä ensimmäisen tuloksella, ei esityksellä.
Yksi luku, joka kannattaa tietää
Et tarvitse laskelmaa päätöksen tueksi, mutta yksi luku auttaa asettamaan asiat järjestykseen: kuinka monta työtuntia viikossa prosessiin menee talossa yhteensä.
Laske luku vuositasolle ja vertaa sitä hintaan. Jos luku on pieni, se ei tarkoita, ettei prosessia kannata korvata: se voi silti olla se, jossa virheet maksavat. Mutta silloin perustelu on virhe, ei aika, ja on hyvä tietää, kumpaa ollaan ostamassa.
Mitä me kysymme, kun soitat
Rajauskeskustelussa käymme läpi käytännössä tämän saman listan. Kysymme, kuinka usein prosessi toistuu, ketkä siihen koskevat, mitä väärä rivi maksaa ja kuka päättää sen korvaamisesta.
Jos vastauksista syntyy kuva, että ensimmäinen askel kannattaa ottaa jostain muusta kohdasta kuin siitä, mistä soitit, sanomme sen. Väärästä paikasta aloitettu projekti maksaa molemmille enemmän kuin puhelu, jossa se todetaan.